Työntekijöiden ja harjoittelijoiden tietosuojaseloste
Tietosuojaseloste päivitetty 16.12.2024.
Tällä tietosuojaselosteella kerromme, miten käsittelemme työnantajana Broman Group -konsernin ja sen tytäryhtiöiden työntekijöiden ja harjoittelijoiden henkilötietoja.
Rekisterinpitäjä
Rekisterinpitäjä on se konsernin yhtiö, jonka kanssa sinulla on työsopimus.
Broman Group Oy, 1735587-9
Tulliportinkatu 55, PL 169, 80101 JOENSUU
Puh. 030 621 1000 (vaihde)
Motonet Oy, 0699457-9
PL 131, 20251 TURKU
030 621 20 (vaihde)
Varaosamaailma Oy, 1780255-2
PL 169, 80101 JOENSUU
030 621 1000 (vaihde)
Finntest Oy, 0567076-7
Ansatie 1, 01740 VANTAA
PL 169, 80101 JOENSUU
010 839 4400
Broman Logistics Oy, 2321323-6
Kallionopontie 3, 05620 HYVINKÄÄ
PL 169, 80101 JOENSUU
04 470 07800
Kirjalliset yhteydenotot ensisijaisesti sisäisen HR-portaalin kautta. Mikäli se ei ole mahdollista, ole yhteydessä esihenkilöösi.
Tietosuojavastaava
tietosuoja@bromangroup.fi
Käsittelyn tarkoitukset, perusteet, henkilötiedot ja säilytysajat
Alla on tiedot siitä, mihin tarkoituksiin käsittelemme henkilötietojasi, mitä henkilötietoryhmiä käsittelemme, mihin oikeusperusteeseen käsittely perustuu ja kuinka kauan käsittelemme henkilötietojasi kussakin tilanteessa.
Niissä tilanteissa, joissa perustamme käsittelymme suostumukseesi, sinulla on milloin tahansa oikeus peruuttaa antamasi suostumus. Aiheesta tarkemmin kohdassa ”Mitä oikeuksia sinulla on rekisteröitynä?”.
Työsopimuksen ja työsuhteen hallinta sekä työtodistuksen antaminen
- Nimi, yhteystiedot, henkilötunnus, työntekijänumero, syntymäaika, palkkatiedot, tilinumero
- Lakisääteinen velvoite (Työsopimuslaki), sopimus
- 10 vuotta työsuhteen päättymisestä
Henkilöstön koulutus ja perehdytys, toiminnan kehittäminen
- Nimi, työntekijänumero, yhteystiedot, perehdytyksen palautekeskustelumuistio, perehdytyksen läpiviennin allekirjoitus, henkilötunnus, työntekijänumero, tutkintotodistus, kehityskeskustelumuistio
- Sopimus, oikeutettu etu (yrityksen toiminnan kehittäminen)
- 5 vuotta työsuhteen päättymisestä, poikkeuksena perehdytyksen läpiviennin allekirjoitus 10 vuotta työsuhteen päättymisestä, kehityskeskustelut 5 vuotta työsuhteen päättymisestä
Vastuullisuuden edistäminen (esim. henkilöstöraportointi)
- Demografiset tiedot, tilastotiedot
- Lakisääteinen velvoite (Yhdenvertaisuuslaki, Laki naisten ja miesten välisestä tasa-arvosta, CSR-direktiivi)
- Sukupuoli 2 vk työsuhteen päättymisestä, työntekijänumero, ikä ja työsuhdetiedot 10 vuotta työsuhteen päättymisestä, ilmoituskanavan kautta tulleet tiedot 5 vuotta
Väärinkäytösten selvittäminen
- Ilmoituskanavan, sisäisen tarkastuksen tai muuta kautta tullut kuvaus tapahtuneesta tai epäily väärinkäytöksestä, ilmoittajan (vapaaehtoinen), ilmoituksen kohteena olevan henkilön tiedot ja mahdollisten kolmansien osapuolien tiedot, ilmoituksen käsittelijän nimi ja yhteystiedot (ilmoituskanava)
- Oikeutettu etu, lakisääteinen velvoite (Työturvallisuuslaki, Ilmoittajansuojelulaki)
- Ilmoituskanavan kautta tulleiden ilmoitusten tietoja säilytetään lähtökohtaisesti 5 vuotta. Tietoja säilytetään väärinkäytösepäilyjen selvittämisen ajan ja tämän jälkeen mahdollisen kanneajan päättymiseen asti (tyypillisesti 2 tai 5 vuotta)
Yhteistoiminta
- Nimi, yhteystiedot, yhteistoimintaneuvottelujen muistiot, demografiset tiedot, tilastotietoa, työntekijänumero tilastoinnin taustatietona, vain työntekijän suostumuksesta: osaaminen, koulutus ja mielenkiinnon kohteet
- Lakisääteinen velvoite (Yhteistoimintalaki), suostumus
- 6 vuotta tilikauden päättymisestä
Työajanhallinta ja työvuorosuunnittelu
- Nimi, yhteystiedot, työntekijänumero, poissaolotiedot
- Sopimus, lakisääteinen velvoite (Työaikalaki)
- Työvuorot- ja työajat: 10 vuotta työsuhteen päättymisestä, lomat: 2 vuotta työsuhteen päättymisestä, pitkät vapaat: 10 vuotta työsuhteen päättymisestä
Työmatkojen hallinta
- Nimi, yhteystiedot, syntymäaika, työmatkaan liittyvät tiedot, yrityksen luottokorttitiedot, työntekijänumero
- Sopimus
- Työsuhteen ajan
Työtapaturmatiedot, tapaturma- ja eläkevakuutukset
- Nimi, yhteystiedot, henkilötunnus, palkkatiedot, työtapaturmaan liittyvät tiedot
- Lakisääteinen velvoite (Työturvallisuuslaki, Työtapaturma – ja ammattitautilaki, Tapaturmavakuutuslaki, Työeläkelaki)
- 6 vuotta tilikauden päättymisestä
Palkanmaksu
- Nimi, yhteystiedot, henkilötunnus, työntekijänumero, palkkatiedot, sairaus- ja poissaolotiedot, verokorttitiedot, ammattiliiton jäsenyys, ulosottotiedot, äidinkieli
- Lakisääteinen velvoite (Työsopimuslaki), sopimus
- 10 vuotta työsuhteen päättymisestä, sairauspoissaoloilmoitus 2 vuotta ilmoituksen tekemisestä
Ulosoton maksukiellon noudattaminen ja tilittäminen ulosottomiehelle
- Nimi, yhteystiedot, henkilötunnus, ulosoton määräytymisperuste
- Lakisääteinen velvoite (ulosottokaari)
- 6 vuotta työsuhteen päättymisestä
Luottotietojen tarkistus
- Nimi, henkilötunnus, syy tietojen tarkistukseen (esim. suuri taloudellinen vastuu), luottopäätös
- Sopimus
- Ei säilytetä
Työterveyteen oikeutettujen listan ylläpitäminen
- Nimi, yhteystiedot, henkilötunnus
- Lakisääteinen velvoite (Työterveyshuoltolaki)
- Työsuhteen ajan
Työterveyden sopivuuslausunto
- Nimi, henkilötunnus, sopivuuslausunto
- Sopimus
- 2 vuotta
Luettelo biologisille tekijöille altistuneista työntekijöistä
- Työ, jossa altistuminen on tapahtunut, altistumisen aiheuttanut tekijä, ajankohta
- Lakisääteinen velvoite (Työturvallisuuslaki)
- 10 vuotta työsuhteen päättymisestä
Työkykyjohtaminen (varhaisen tuen malli, työurahuolto)
- Nimi, yhteystiedot, henkilötunnus, syntymäaika, keskustelumuistiot, avoin tilanteen kuvaus
- Sopimus, lakisääteinen velvoite (Työterveyshuoltolaki)
- Varhaisen tuen keskustelut, muistiot, muistiinpanot: työsuhteen aikana tietoja säilytetään 10 vuotta, työsuhteen päättymisen jälkeen tietoja säilytetään 2 vuotta, työurahuolto: 1 vuosi työurahuollon päättymisestä, ellei henkilö pyydä tietojen poistoa aikaisemmin
Liikunta- kulttuuri- ja hyvinvointietu (työhyvinvoinnin edistäminen)
- Nimi, yhteystiedot
- Sopimus
- Työsuhteen ajan
Sisäinen viestintä ja käyttäjähallinta
- Nimi, yhteystiedot, valokuva (vapaaehtoinen), henkilönumero, käyttäjätunnus
- Oikeutettu etu (tietoturvallisen työnteon ja sisäisen viestinnän varmistaminen)
- Työsuhteen ajan
Huomautus- ja varoitusmenettely
- Nimi, henkilötunnus, huomautuksen/varoituksen tiedot
- Lakisääteinen velvoite (Työsopimuslaki), oikeutettu etu (kanteisiin varautuminen)
- 2 vuotta työsuhteen päättymisestä
Työsuhteen päättymiseen liittyvät prosessit (lähtöhaastattelu, suppea tai laaja työtodistus, työsuhteen päättymisen tiedot)
- Nimi, yhteystiedot, syntymäaika, lähtöhaastattelu, työtodistus (suppea ja laaja), työsuorituksen arviointi, työsuhteen purkautumisen / henkilöperusteisen irtisanomisen peruste yksilöitynä
- Lakisääteinen velvoite (Työsopimuslaki)
- Suppea työtodistus: 10 vuotta työsuhteen päättymisestä, laaja työtodistus: 5 vuotta työsuhteen päättymisestä, lähtöhaastattelu: 5 vuotta työsuhteen päättymisestä, työsuhteen purkautuminen / irtisanominen / irtisanoutuminen: 10 vuotta työsuhteen päättymisestä
Muut käyttötarkoitukset
- Käsittelemme henkilötietojasi kaikkiin niihin käyttötarkoituksiin, joihin olet työsuhteesi aikana antanut suostumuksesi (esim. erilliset kyselyt, arvonnat yms.). Suostumusta kysyttäessä tarkoitus ja säilytysaika kuvataan.
- Säilytysaika määräytyy käyttötarkoituksen mukaan, niin kauan kuin suostumus on voimassa
Tietojen lähteet
Keräämme henkilötiedot pääosin sinulta itseltäsi. Joitain tietoja, kuten esim. työntekijänumero ja palkkatiedot, keräämme työnantajalta. Mikäli työsuhteen solmimiseen liittyy luottotietojen tarkistusta tai palkanmaksuun ulosottoa ja perintää, saamme näihin liittyvät tiedot luottotietojen osalta Asiakastieto Oy:ltä ja ulosoton ja perinnän osalta ulosottoviranomaiselta.
Tietojen vastaanottajat
Käytämme tiettyjä kolmannen osapuolen tarjoamia palveluita mahdollistaaksemme toimintamme. Tällöin henkilötietojasi päätyy myös näiden palveluntarjoajien käsiteltäväksi. Käyttämämme palveluntarjoajat käsittelevät henkilötietojasi vain ohjeistuksemme, sopimusoikeudellisten ja lakisääteisten velvollisuuksien mukaisesti niihin tarkoituksiin, jotka ovat kuvattu tässä tietosuojaselosteessa.
Käytämme kolmannen osapuolen tarjoamia palveluita näihin tarkoituksiin:
- Työsopimuksen ja työsuhteen hallinta HR-järjestelmässä
- Henkilöstön koulutus, perehdytys ja toiminnan kehittäminen
- Vastuullisuuden edistäminen, henkilöstöraportointi, ilmoituskanava
- Työajanhallinta ja työvuorosuunnittelu
- Työmatkojen hallinta
- Työtapaturma- ja eläkevakuuttaminen
- Palkanmaksu
- Luottotietojen tarkistaminen
- Työterveys, työkykyjohtaminen ja hyvinvoinnin edistäminen
- Yhteistoiminta
- Työsuhteen päättymisen prosessit
Lisäksi saatamme joutua luovuttamaan tietojasi tietyissä tilanteissa ulkopuolisille organisaatioille, esimerkiksi lakisääteisen velvoitteen takia.
Siirrot EU/ETA:n ulkopuolelle
Emme siirrä tässä tietosuojaselosteessa tarkoitetussa toiminnassa henkilötietojasi EU/ETA:n ulkopuolelle.
Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Emme käytä henkilötietojasi tai profilointia tehdäksemme sellaisia automaattisia päätöksiä, jolla on sinua koskevia oikeusvaikutuksia tai jotka muuten vaikuttavat sinuun merkittävällä tavalla.
Rekisteröidyn oikeudet
Sinulla on useita henkilötietojesi käsittelyyn liittyviä oikeuksia, joista voit lukea alta tarkemmin. Huomioi kuitenkin, että kaikki oikeudet eivät ole kaikissa tilanteissa käytettävissä. Käytettävissä olevat oikeudet riippuvat muun muassa käsittelyn oikeusperusteesta.
Oikeuksien käyttäminen on yleensä aina ilmaista. Jos kuitenkin teet pyyntöjä jatkuvasti tai pyyntöäsi voidaan muuten pitää perusteettomina tai kohtuuttomina, saatamme kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta tai periä sinulta kohtuullisen käsittelymaksun. Tällaisessa tilanteessa ilmoitamme maksullisuudesta sinulle kuitenkin aina etukäteen.
Jos sinulla on kysymyksiä liittyen henkilötietojesi käsittelyyn tai haluat käyttää tietosuojaoikeuksiasi, ole yhteydessä rekisterinpitäjään. Yhteystietomme löytyvät tämän selosteen alusta.
Alta löydät tarkemman kuvauksen siitä, millaisia oikeuksia sinulla on ja miten voit käyttää niitä.
Oikeus saada pääsy henkilötietoihin ja oikeus oikaista tietojasi
Sinulla on oikeus tarkastaa, mitä henkilötietojasi käsittelemme, tai saada varmistus siitä, ettemme käsittele henkilötietojasi. Mikäli käsittelemämme henkilötietosi ovat mielestäsi virheellisiä, epätarkkoja tai puutteellisia, voit tehdä meille pyynnön oikaista tietosi.
Oikeus tietojen poistamiseen
Sinulla on tietyissä tapauksissa oikeus saada tietosi poistetuksi. Poistamme tiedot myös, jos henkilötietojen käsittely on perustunut suostumukseen ja peruutat suostumuksesi tai jos vastustat henkilötietojesi käsittelyä ja käsittelylle ole muuta perustetta.
Oikeus rajoittaa tietojesi käsittelyä
Sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus vaatia käsittelyn väliaikaista rajoittamista. Väliaikainen rajoittaminen tarkoittaa, että säilytämme tietosi, muttemme poista tai muulla tavoin käsittele niitä. Jos esimerkiksi tarvitset käsittelemiämme tietoja oikeudellisen vaateen laatimiseksi, voit vaatia meitä rajoittamaan tietojesi käsittelyä.
Oikeus vastustaa tietojesi käsittelyä
Tietyissä tilanteissa sinulla on myös oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä kokonaan. Voit esimerkiksi milloin tahansa vastustaa tietojesi käsittelyä tekemäämme suoramarkkinointia varten, jolloin emme enää voi käsitellä tietojasi suoramarkkinointia varten. Voit lisäksi vastustaa erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella milloin tahansa kaikkea sellaista henkilötietojen käsittelyä, jonka perustamme oikeutettuun etuumme.
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Voit pyytää henkilötietojesi siirtoa, jolloin toimitamme sinulle henkilötietosi koneluettavassa muodossa, jotta voit säilyttää niitä itse tai siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle (esim. toiselle palveluntarjoajalle). Mikäli se on teknisesti mahdollista, siirrämme tietojasi myös suoraan toiselle rekisterinpitäjälle pyynnöstäsi. Siirto-oikeus koskee vain tilanteita, joissa käsittelemme henkilötietojasi suostumuksesi tai sopimukseen perustuen ja koskee vain sellaisia tietoja, joita olet itse toimittanut meille.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle henkilötietojesi käsittelystä. Suomen valvontaviranomaisena toimii Tietosuojavaltuutetun toimisto: www.tietosuoja.fi.
Oikeus peruuttaa suostumus
Mikäli peruutat suostumuksesi, lopetamme henkilötietojesi käsittelyn siltä osin, kun se on perustunut suostumukseesi. Erityistilanteissa esimerkiksi laki saattaa kuitenkin velvoittaa meitä edelleen säilyttämään joitain henkilötietoja, vaikka ne olisi alun perin kerätty suostumuksesi perusteella. Suostumuksesi peruminen ei vaikuta sen henkilötietojen käsittelyn laillisuuteen, jota olemme tehneet ennen suostumuksesi perumista.
Muutokset tietosuojaselosteeseen
16.12.2024
Tarkennettu käsittelyn tarkoituksia, perusteita, käsiteltäviä tietoryhmiä ja säilytysaikoja