Broman Groupin rekrytointia koskeva yksityisyydensuojakäytäntö
Tämän rekrytointiprosessiin tarkoitetun palvelun (”palvelu”) tarjoaa Teamtailor Broman Group Oy:n ja sen tytäryhtiöiden (”rekisterinpitäjä”, ”me” jne.) puolesta. On tärkeää, että palvelua käyttävät henkilöt (”käyttäjät”) saavat tietoa siitä, miten käsittelemme käyttäjien henkilötietoja rekrytointiprosessissa. Pyrimme ylläpitämään korkeinta mahdollista henkilötietojen suojaustasoa. Käsittelemme, hallinnoimme, käytämme ja suojaamme käyttäjien henkilötietoja tämän yksityisyydensuojakäytännön (”yksityisyydensuojakäytäntö”) mukaisesti.
1. Yleistä
Rekisterinpitäjä
Broman Group Oy, PL 169 / Tulliportinkatu 55, 80101 Joensuu
Rekisterin nimi
Broman Group urarekisteri
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Rekisteriin tallennettuja henkilötietoja käytetään rekisterinpitäjän rekrytointiprosesseissa.
2. Henkilötietojen kerääminen
Olemme vastuussa käyttäjien palveluun luovuttamien tai palvelun käytön puitteissa muulla tavoin keräämiemme henkilötietojen käsittelemisestä.
Miten ja milloin keräämme henkilötietoja
Keräämme käyttäjiltä heidän henkilötietojaan, kun käyttäjät
- lähettävät työhakemuksen palvelun tai muun kanavan kautta ja lisäävät palveluun henkilötietojaan joko itse tai käyttämällä kolmatta osapuolta, kuten Facebookia tai LinkedIniä
- käyttävät palvelua yhteydenpitoon henkilöstömme kanssa ja lisäävät henkilötietojaan joko itse tai käyttämällä kolmatta osapuolta, kuten Facebookia tai LinkedIniä
- antavat itsestään tunnistettavia tietoja chat-palvelussa (verkkosivustolla, joka käyttää palvelua), ja nämä tiedot ovat olennaisia hakuprosessin kannalta.
Keräämme tietoja kolmansilta osapuolilta, kuten Facebookista ja LinkedInistä sekä muista julkisista lähteistä. Tätä kutsutaan potentiaalisia työnhakijoita koskevaksi tiedonhauksi, ja sitä voivat tehdä työntekijämme manuaalisesti tai palvelumme automaattisesti.
Joissakin tapauksissa nykyiset työntekijämme voivat antaa suosituksia mahdollisista työnhakijoista. Nämä työntekijät lisäävät palveluun tällaisten potentiaalisten hakijoiden henkilötietoja. Tällaisissa tapauksissa potentiaalista työnhakijaa pidetään tämän yksityisyydensuojakäytännön puitteissa käyttäjänä, ja hänelle ilmoitetaan sähköpostitse tietojen käsittelystä.
Keräämämme ja käsittelemämme henkilötiedot
Palvelun kautta kerättäviä henkilötietoja voidaan käyttää henkilöiden tunnistamiseen nimistä, sähköpostiosoitteista, kuvista ja videoista, Facebook- ja LinkedIn-tilien tiedoista, rekrytointiprosessissa esitettyjen kysymysten vastauksista, titteleistä, koulutuksesta ja muista tiedoista, jotka käyttäjät tai muut tahot ovat antaneet palvelun kautta. Vain rekrytointiprosessin kannalta olennaiset tiedot kerätään ja käsitellään.
Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Henkilötietojen keräämisen ja käsittelyn tarkoitus on hallinnoida rekrytointia. Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on yksinkertaistaa ja helpottaa rekrytointia. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on oikeutettu etumme.
Henkilötiedot, joita käsitellään kokonaisanalyysia tai markkinatutkimusta varten, muunnetaan aina tunnistamattomiksi. Tällaisia henkilötietoja ei voida käyttää tietyn käyttäjän tunnistamiseen. Tällaisia tietoja ei näin ollen pidetä henkilötietoina.
Rekisteröidyn suostumus
Käyttäjät antavat suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn, kun sen tarkoituksena on edesauttaa rekisterinpitäjän rekrytointiprosessia. Käyttäjät hyväksyvät, että henkilötietoja kerätään palvelun kautta, kun käyttäjät
- lähettävät työhakemuksen palvelun kautta ja lisäävät palveluun henkilötietojaan joko itse tai käyttämällä kolmatta osapuolta, kuten Facebookia tai LinkedIniä, ja hyväksyvät myös, että rekisterinpitäjä saattaa käyttää ulkoisia tiedonhakumenetelmiä tietojen täydentämiseen.
- käyttävät palvelua ollakseen yhteydessä rekisterinpitäjän rekrytointiosastoon ja lisäävät palveluun henkilötietojaan joko itse tai käyttämällä kolmatta osapuolta, kuten Facebookia tai LinkedIniä.
Käyttäjät antavat myös suostumuksensa siihen, että rekisterinpitäjä kerää julkisesti saatavilla olevia tietoja käyttäjistä ja koostaa niitä käyttöönsä rekrytointitarkoituksiin.
Käyttäjät antavat suostumuksensa siihen, että heidän henkilötietojaan a) kerätään yllä olevan mukaisesti ja b) käsitellään alla olevien kohtien ”Säilytys ja siirrot” ja ”Miten pitkään henkilötietoja käsitellään” mukaisesti.
Käyttäjillä on oikeus perua suostumuksensa milloin tahansa ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään kohdassa 9 ilmoitettujen yhteystietojen kautta. Tämän oikeuden käyttäminen voi kuitenkin tarkoittaa sitä, etteivät käyttäjät voi hakea tiettyä työpaikkaa tai muuten käyttää palvelua.
Säilytys ja siirrot
Palvelun kautta kerättyjä henkilötietoja säilytetään ja käsitellään EU:n/ETA:n alueella tai sellaisessa kolmannessa maassa, jossa on Euroopan Komission mukaan riittävä tietosuojataso, tai niitä käsittelevät sellaiset alihankkijat, jotka ovat solmineet sellaiset sitovat sopimukset, jotka edellyttävät kolmansiin maihin tehtävien tiedonsiirtojen oikeusperusteen täydellistä noudattamista (Privacy Shield -järjestely), tai muut alihankkijat, joilla on käytössään riittävät turvatoimet niiden rekisteröityjen oikeuksien suojaamiseksi, joiden tietoja siirretään. Jos haluat lisätietoa riittävistä turvatoimista, ota meihin yhteyttä kohdassa 9 ilmoitettujen yhteystietojen kautta.
Miten pitkään henkilötietoja käsitellään
Jos käyttäjät eivät vastusta kirjallisesti henkilötietojensa käsittelyä, säilytämme ja käsittelemme henkilötietoja niin kauan kuin se on tarpeen yllä olevien tarkoitusten täyttämiseksi. Työnhakija (käyttäjä) voi olla meille kiinnostava myös tulevien rekrytointien kannalta, ja siksi saatamme säilyttää käyttäjien henkilötietoja, kunnes ne eivät enää ole tärkeitä mahdollisten tulevien rekrytointien kannalta. Jos käyttäjät eivät halua henkilötietojaan käsiteltävän tässä tarkoituksessa (tulevissa rekrytoinneissa), pyydämme ottamaan yhteyttä kohdassa 9 ilmoitettujen yhteystietojen kautta.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin tietoihin pääsevät vain ne, joille tieto on työtehtävien perusteella tarkoituksenmukaista eli rekrytointeihimme osallistuvilla henkilöillä. Teamtailorin teknisellä ylläpidolla on pääsy tietokantaan ja sen tietoihin ja heidän oikeutensa tietoon rajoittuu tekniseen ylläpitoon. Järjestelmän käyttäjätunnukset ovat henkilökohtaiset ja pääsy tarkoituksenmukaisiin tietoihin on rajattu. Järjestelmän pääkäyttäjinä toimivat Broman Group -konsernin henkilöstöhallinnon työntekijät. Järjestelmä tietoineen on palvelua tuottavan yrityksen Teamtailorin palvelimella.
Teemme yhteistyötä seuraavasti luokiteltavien henkilötietojen käsittelijöiden kanssa: Teamtailor palvelun tarjoajana, palvelin- ja verkkohotelliyritykset, sähköpostiyritykset, videonhallintayritykset, tiedonhakuyritykset, analyysipalveluyritykset ja muut yritykset, joiden toiminta liittyy palvelun tarjoamiseen.
3. Käyttäjien oikeudet
Käyttäjillä on oikeus pyytää tietoa käsittelemistämme henkilötiedoista lähettämällä kirjallisen pyynnön kohdassa 9 ilmoitettujen yhteystietojen kautta. Käyttäjillä on oikeus saada yksi (1) jäljennös heille kuuluvista henkilötiedoista maksutta. Seuraavista jäljennöksistä rekisterinpitäjällä on oikeus veloittaa kohtuullinen korvaus pyynnön aiheuttamien hallinnollisten kulujen pohjalta.
Käyttäjillä on oikeus virheellisten henkilötietojen oikaisuun tarvittaessa pyytämällä sitä kirjallisesti kohdassa 9 ilmoitettujen yhteystietojen kautta.
Käyttäjillä on oikeus vaatia tietojen poistamista tai käsittelyn rajoittamista.
Käyttäjillä on oikeus perua kaikki suostumukset, jotka on annettu rekisterinpitäjälle tietojen käsittelemiseksi. Tämän oikeuden käyttäminen voi kuitenkin tarkoittaa sitä, etteivät käyttäjät voi hakea tiettyä työpaikkaa tai muuten käyttää palvelua.
Käyttäjillä on tietyissä olosuhteissa oikeus tietojen siirtämiseen järjestelmästä toiseen eli oikeus saada henkilötiedot ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle, kunhan tämä ei vaikuta kielteisesti toisten oikeuksiin tai vapauksiin.
Käyttäjillä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle henkilötietojensa käsittelystä, mikäli käyttäjät ovat sitä mieltä, että henkilötietojen käsittely on tietosuojalainsäädännön vastaista.
4. Turvallisuus
Yksityisyydensuoja on meille ensisijaisen tärkeä asia. Ryhdymme kaikkiin toimenpiteisiin, joita meiltä voidaan kohtuudella odottaa, varmistaaksemme, että käyttäjien ja muiden henkilöiden henkilötietoja käsitellään turvallisesti sekä tämän yksityisyydensuojakäytännön ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti.
Tiedon siirtämiseen internetissä ja mobiiliverkossa liittyy kuitenkin aina jonkinasteinen riski, joten kaikki siirrot tehdään tietoja siirtävän henkilön omalla vastuulla. On tärkeää, että myös käyttäjät kantavat vastuun siitä, että heidän tietonsa ovat turvassa. On käyttäjien omalla vastuulla varmistaa, että heidän kirjautumistietonsa pysyvät salaisina.
5. Henkilötietojen luovutus kolmannelle osapuolelle
Emme myy tai muullakaan tavoin luovuta käyttäjien henkilötietoja kolmansille osapuolille pl. seuraavissa tapauksissa:
- tuotamme rekrytointiprosessin alihankkijan kanssa, jolloin alihankkija toimii osana rekrytointitiimiä,
- voimme luovuttaa tietoja viranomaisille tai oikeudellisille neuvonantajille tilanteissa, joissa epäillään rikosta tai epäasiallista käytöstä,
- voimme luovuttaa tietoja viranomaisille, oikeudellisille neuvonantajille tai muille toimijoille, jos laki tai viranomaisen määräys sitä edellyttää.
6. Yhdistelmätiedot (ei-tunnistettavat henkilötiedot)
Voimme jakaa yhdistelmätietoja kolmansille osapuolille. Tällaisissa tapauksissa yhdistelmätiedot on koottu tiedoista, jotka on kerätty palvelun kautta ja voivat koostua esimerkiksi verkkoliikennettä tai palvelun käyttäjien maantieteellistä sijaintia koskevista tilastoista. Yhdistelmätiedot eivät sisällä mitään tietoja, jotka voidaan yhdistää yksittäisiin henkilöihin, eivätkä ne siksi ole henkilötietoja.
7. Evästeet
Kun käyttäjät käyttävät palvelua, käytöstä voidaan tallentaa tietoja evästeinä. Evästeet ovat passiivisia tekstitiedostoja, jotka tallennetaan laitteen, kuten tietokoneen, matkapuhelimen tai tabletin, internetselaimeen palvelun käytön yhteydessä. Käytämme evästeitä parantaaksemme käyttäjien kokemusta palvelun käytöstä ja kerätäksemme tietoja esimerkiksi palvelun käyttötilastoista. Tämä tehdään palvelun toiminnan varmistamiseksi, ylläpitämiseksi ja parantamiseksi. Evästeiden kautta kerätyt tiedot voivat joissakin tapauksissa tarkoittaa henkilötietoja; lue lisää evästekäytännöstämme (linkki käytäntöön: Evästeet).
Käyttäjät voivat milloin hyvänsä estää evästeiden käytön muuttamalla laitteensa asetuksia. Evästeiden estäminen voi vaikuttaa palvelun käyttökokemukseen, esimerkiksi estää joidenkin palvelun ominaisuuksien käytön.
8. Muutokset
Meillä on oikeus tehdä milloin tahansa muutoksia tai lisäyksiä yksityisyydensuojakäytäntöömme. Yksityisyydensuojakäytännön uusin versio on aina saatavilla palvelusta. Uudesta versiosta katsotaan kerrotun käyttäjille, kun käyttäjät ovat joko saaneet sähköpostiviestin, jossa kerrotaan uudesta versiosta (tällöin käytetään sähköpostiosoitteita, jotka käyttäjät ovat antaneet palvelun käytön yhteydessä), tai kun käyttäjille muulla tavoin ilmoitetaan uudesta yksityisyydensuojakäytännöstä.
9. Yhteystiedot
Jos sinulla on kysymyksiä tai haluat saada lisätietoja henkilötietojen käsittelystä, ota yhteyttä Broman Group Oy, hannele.salonen@bromangroup.fi.
