Työnhakijan tietosuojaseloste
Tietosuojaseloste päivitetty 7.5.2025.
Ketä tämä tietosuojaseloste koskee?
Tällä tietosuojaselosteella kerromme, miten käsittelemme Broman Group -konsernin ja sen tytäryhtiöiden työnhakijoiden henkilötietoja.
Yhteystiedot
Rekisterinpitäjä
Rekisterinpitäjä on se konsernin yhtiö, johon olet hakemassa töihin tai työharjoitteluun.
Broman Group Oy, 1735587-9
Tulliportinkatu 55, PL 169, 80101 JOENSUU
Puh. 030 621 1000 (vaihde)
Motonet Oy, 0699457-9
PL 131, 20251 TURKU
030 621 20 (vaihde)
Varaosamaailma Oy, 1780255-2
PL 169, 80101 JOENSUU
030 621 1000 (vaihde)
Broman Logistics Oy, 2321323-6
Kallionopontie 3, 05620 HYVINKÄÄ
PL 169, 80101 JOENSUU
04 470 07800
Broman Yhtiöt, 3000207-4
Tulliportinkatu 55, PL 169, 80101 JOENSUU
Puh. 030 621 1000 (vaihde)
Tietosuojavastaava
tietosuoja@bromangroup.fi
Käsittelyn tarkoitukset, perusteet, henkilötiedot ja säilytysajat
Alla on tiedot siitä, mihin tarkoituksiin käsittelemme henkilötietojasi, mitä henkilötietoryhmiä käsittelemme, mihin oikeusperusteeseen käsittely perustuu ja kuinka kauan käsittelemme henkilötietojasi kussakin tilanteessa.
Niissä tilanteissa, joissa perustamme käsittelymme suostumukseesi, sinulla on milloin tahansa oikeus peruuttaa antamasi suostumus. Aiheesta tarkemmin kohdassa ”Mitä oikeuksia sinulla on rekisteröitynä?”.
Työntekijöiden rekrytointi avoinna oleviin työtehtäviin
- Käsiteltäviä henkilötietoryhmiä ovat nimi, yhteystiedot, CV ja hakemus, videohaastattelussa videotallenne
- Oikeusperusteena käsittelylle on suostumus.
- Säilytämme tietojasi 2,5 vuotta rekrytointiprosessin päättymisestä
Potentiaalisen työnhakijan tietojen säilytys ja käsittely mahdollisia tulevia avoimia työpaikkoja varten
- Käsiteltäviä henkilötietoryhmiä ovat nimi, yhteystiedot, CV ja hakemus
- Oikeusperusteena käsittelylle on suostumus
- Säilytämme tietojasi 2 vuotta keräämisestä
Työpaikkailmoitusten lähettäminen työpaikkailmoitusten tilaajille Connect-palvelun kautta
- Käsiteltäviä henkilötietoryhmiä ovat nimi, yhteystiedot
- Oikeusperusteena käsittelylle on suostumus
- Säilytämme tietojasi 2 vuotta keräämisestä
Tietojen kerääminen potentiaalisista työnhakijaehdokkaista LinkedInistä tai muista julkisista lähteistä ja yhteydenottaminen
- Käsiteltäviä henkilötietoryhmiä ovat nimi, yhteystiedot, taustatiedot, työkokemus, koulutus, muut tehtävän kannalta relevantit tiedot osaamisesta, työstatus, CV, avoin esittelyteksti
- Oikeusperusteena käsittelylle on oikeutettu etu: Oikeutettu etumme on ottaa sinuun yhteyttä tulevista työmahdollisuuksista. Tämän voidaan katsoa olevan mahdollisten ehdokkaiden etujen mukaista, koska se voi johtaa uusiin työmahdollisuuksiin.
- Jos käytämme LinkedInistä saamiamme henkilötietoja, säilytämme profiiliasi LinkedIn-tilillämme enintään 6 kuukautta, jos et ole yhteydessä meihin. LinkedInistä ei kerätä tietoja rekrytointijärjestelmiimme. Jos poistat tietosi LinkedInistä, emme näe tietojasi LinkedInissä sen jälkeen.
Soveltuvuusarvioinnit eli kyky- ja persoonallisuustestien käyttö hakijoiden lisäarvioimiseksi avoimiin työpaikkoihin
- Käsiteltäviä henkilötietoryhmiä ovat nimi, yhteystiedot, sukupuoli, arvioinnin tulokset (työpersoonallisuus, kykyarvioinnit)
- Oikeusperusteena käsittelylle on suostumus
- Säilytämme tietojasi 2,5 vuotta rekrytointiprosessin päättymisestä
Työnhakijaa koskevien suositusten ja arvioiden kerääminen hakijan nimeämiltä suosittelijoilta soveltuvuuden arvioimiseksi
- Käsiteltäviä henkilötietoryhmiä ovat nimi, suositukset
- Oikeusperusteena käsittelylle on suostumus
- Säilytämme tietojasi 2,5 vuotta rekrytointiprosessin päättymisestä
Suosittelijoiden kontaktointi
- Käsiteltäviä henkilötietoryhmiä ovat nimi, yhteystiedot, titteli, yritys
- Oikeusperusteena käsittelylle on oikeutettu etu: Tavoiteltu etu on olla yhteydessä hakijan nimeämiin suosittelijoihin, joilla on ammatillinen yhteys hakijaan ja edellytykset arvioida hakijan soveltuvuutta
- Säilytämme tietojasi 2,5 vuotta rekrytointiprosessin päättymisestä
Tilastointi
- Hakijatietoja käsitellään anonymisoidun rekrytointitilastojen luomiseksi. Soveltuvuusarviointien tuloksia tilastoidaan ja niiden avulla saadaan tietoa siitä, millaiset testitulokset viittaavat hyvään suoritukseen tietyssä työtehtävässä.
- Oikeusperusteena käsittelylle on oikeutettu etu: Hakijatiedoista muodostetaan anonyymejä tilastoja. Oikeutettu etumme on arvioida ja kehittää rekrytointiprosesseja, jotta se vastaa paremmin omia ja hakijoiden odotuksia.
- Tilastot ovat anonyymejä. Tilaston muodostamiseen käytettäviä hakijatietoja ja soveltuvuusarviointitietoja säilytetään yllä kuvatusti 2,5 vuotta prosessin päättymisestä.
Puolustautuminen työhönottoon liittyviä syrjintäkanteita vastaan
- Käsiteltäviä henkilötietoryhmiä ovat rekrytointiprosessissa mukana olleen hakijan tiedot
- Oikeusperusteena käsittelylle on oikeutettu etu: Meillä rekisterinpitäjänä on oikeutettu etu säilyttää tietoja oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi työhönottotilanteeseen liittyvien syrjintäkanteiden varalta. Meillä rekisterinpitäjänä on oikeus käsitellä tietoja yleisessä tietosuoja-asetuksessa säädetyllä tavalla tällaiseen tarkoitukseen.
- Edellä kuvatuille tietoryhmille ilmoitettu 2,5 vuoden säilytysaika rekrytointiprosessin päättymisestä perustuu rekisterinpitäjän lain kanneaikoihin.
Tietojen lähteet
Keräämme henkilötiedot pääosin sinulta itseltäsi, kun
- lähetät työhakemuksen palvelun tai muun kanavan kautta ja lisäät palveluun henkilötietoja joko itse tai käyttämällä kolmatta osapuolta, kuten LinkedIniä
- käytät palvelua yhteydenpitoon henkilöstömme kanssa ja lisäät henkilötietojasi joko itse tai käyttämällä kolmatta osapuolta, kuten LinkedIniä
- annat itsestäsi tunnistettavia tietoja chat-palvelussa ja nämä tiedot ovat olennaisia hakuprosessin kannalta.
Keräämme tietoja kolmansilta osapuolilta, kuten esimerkiksi LinkedInistä. Käsittelemme tietoja suoraan kolmannen osapuolen alustalla tai muuten osana rekrytointiprosessia. Emme tallenna tietoja erikseen rekrytointijärjestelmäämme tai muihin omiin järjestelmiimme.
Joissakin tapauksissa nykyiset työntekijämme voivat antaa suosituksia mahdollisista työnhakijoista. Nämä työntekijät lisäävät palveluun tällaisten potentiaalisten hakijoiden henkilötietoja. Tällaisissa tapauksissa potentiaalista työnhakijaa pidetään tämän yksityisyydensuojakäytännön puitteissa rekisteröitynä, ja hänelle ilmoitetaan sähköpostitse tietojen käsittelystä.
Tietojen vastaanottajat
Käytämme muiden yritysten palveluja ja ohjelmistoja auttaaksemme meitä rekrytointiprosessin toteuttamisessa, kuten rekrytointialustoja, viestintätyökaluja sekä kyky- ja persoonallisuustestejä. Nämä yritykset toimivat henkilötietojen käsittelijöinä, sillä ne eivät käsittele henkilötietojasi omiin tarkoituksiinsa, vaan ainoastaan ohjeidemme mukaisesti.
Käytämme kolmannen osapuolen tarjoamia palveluita näihin tarkoituksiin:
- Rekrytointipalvelut
- Rekrytointijärjestelmät
- Viestintätyökalut
- Analyysityökalut
- Soveltuvuusarvioinnit
Lisäksi saatamme joutua luovuttamaan tietojasi tietyissä tilanteissa ulkopuolisille organisaatioille, esimerkiksi lakisääteisen velvoitteen takia.
Siirrot EU/ETA:n ulkopuolelle
Henkilötietoja säilytetään ja käsitellään EU/ETA:n alueella tai Euroopan komission mielestä riittävän tietoturvatason tarjoamassa kolmannessa maassa.
Käytämme palveluntarjoajaa Isossa-Britanniassa taito- ja persoonallisuustestien toteuttamiseen. Henkilötietojasi käsitellään kuitenkin turvallisesti, sillä Iso-Britannia kuuluu Euroopan komission päätöksen piiriin riittävästä suojatasosta.
Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Emme käytä henkilötietojasi tai profilointia tehdäksemme sellaisia automaattisia päätöksiä, jolla on sinua koskevia oikeusvaikutuksia tai jotka muuten vaikuttavat sinuun merkittävällä tavalla.
Rekisteröidyn oikeudet
Sinulla on useita henkilötietojesi käsittelyyn liittyviä oikeuksia, joista voit lukea alta tarkemmin. Huomioi kuitenkin, että kaikki oikeudet eivät ole kaikissa tilanteissa käytettävissä. Käytettävissä olevat oikeudet riippuvat muun muassa käsittelyn oikeusperusteesta.
Oikeuksien käyttäminen on yleensä aina ilmaista. Jos kuitenkin teet pyyntöjä jatkuvasti tai pyyntöäsi voidaan muuten pitää perusteettomina tai kohtuuttomina, saatamme kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta tai periä sinulta kohtuullisen käsittelymaksun. Tällaisessa tilanteessa ilmoitamme maksullisuudesta sinulle kuitenkin aina etukäteen.
Voit käyttää oikeuksiasi aina olemalla meihin yhteydessä ja osaa oikeuksistasi alla kuvatulla tavalla Connect-palvelun kautta. Yhteystietomme löytyvät tämän selosteen alusta.
Alta löydät tarkemman kuvauksen siitä, millaisia oikeuksia sinulla on ja miten voit käyttää niitä.
Oikeus saada pääsy henkilötietoihin ja oikeus oikaista tietojasi
Sinulla on oikeus tarkastaa, mitä henkilötietojasi käsittelemme, tai saada varmistus siitä, ettemme käsittele henkilötietojasi. Mikäli käsittelemämme henkilötietosi ovat mielestäsi virheellisiä, epätarkkoja tai puutteellisia, voit tehdä meille pyynnön oikaista tietosi.
Voit tarkistaa, mitä henkilötietoja käsittelemme sinusta sekä oikaista tietoja rekrytointisivustollamme osoitteessa rekry.bromangroup.fi/data-privacy , jolta löydät lisätietoja "Tietosuoja" -välilehdeltä tai kirjautumalla Connect-tilillesi ja siirtymällä Asetusten kautta “Tietosuoja” - otsikon alle.
Oikeus tietojen poistamiseen
Sinulla on tietyissä tapauksissa oikeus saada tietosi poistetuksi. Oikeus koskee lähtökohtaisesti tietoja, joita käsittelemme oikeutettuun etuun ja suostumukseesi perustuen. Poistamme tiedot, jos henkilötietojen käsittely on perustunut suostumukseesi ja peruutat suostumuksesi tai jos vastustat henkilötietojesi käsittelyä ja käsittelylle ole muuta perustetta. Poisto-oikeutta ei kuitenkaan ole, kun tietoja tarvitaan oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. Tällaisesta tilanteesta on kyse, kun säilytämme rekrytointiprosessiin osallistuneiden tietoja rekrytointiprosessin päättymisestä lukien syrjintäkanteiden varalta kanneaikojen ajan.
Voit käyttää oikeuttasi poistaa henkilötietoja, joita käsittelemme rekrytointisivustollamme osoitteessa rekry.bromangroup.fi/data-privacy, jolta löydät lisätietoja "Tietosuoja” -välilehdeltä tai kirjautumalla Connect-tilillesi ja siirtymällä Asetusten kautta “Tietosuoja” - otsikon alle.
Oikeus rajoittaa tietojesi käsittelyä
Sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus vaatia käsittelyn väliaikaista rajoittamista. Väliaikainen rajoittaminen tarkoittaa, että säilytämme tietosi, muttemme poista tai muulla tavoin käsittele niitä. Jos esimerkiksi tarvitset käsittelemiämme tietoja oikeudellisen vaateen laatimiseksi, voit vaatia meitä rajoittamaan tietojesi käsittelyä.
Oikeus vastustaa tietojesi käsittelyä
Tietyissä tilanteissa sinulla on myös oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä kokonaan. Voit lisäksi vastustaa erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella milloin tahansa kaikkea sellaista henkilötietojen käsittelyä, jonka perustamme oikeutettuun etuumme.
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Voit pyytää henkilötietojesi siirtoa, jolloin toimitamme sinulle henkilötietosi koneluettavassa muodossa, jotta voit säilyttää niitä itse tai siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle (esim. toiselle palveluntarjoajalle). Mikäli se on teknisesti mahdollista, siirrämme tietojasi myös suoraan toiselle rekisterinpitäjälle pyynnöstäsi. Siirto-oikeus koskee vain tilanteita, joissa käsittelemme henkilötietojasi suostumuksesi tai sopimukseen perustuen ja koskee vain sellaisia tietoja, joita olet itse toimittanut meille.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle henkilötietojesi käsittelystä. Suomen valvontaviranomaisena toimii Tietosuojavaltuutetun toimisto: www.tietosuoja.fi.
Oikeus peruuttaa suostumus
Mikäli peruutat suostumuksesi, lopetamme henkilötietojesi käsittelyn siltä osin, kun se on perustunut suostumukseesi. Erityistilanteissa esimerkiksi laki saattaa kuitenkin velvoittaa meitä edelleen säilyttämään joitain henkilötietoja, vaikka ne olisi alun perin kerätty suostumuksesi perusteella. Suostumuksesi peruminen ei vaikuta sen henkilötietojen käsittelyn laillisuuteen, jota olemme tehneet ennen suostumuksesi perumista.
Voit peruuttaa suostumuksesi rekrytointisivustollamme osoitteessa rekry.bromangroup.fi/data-privacy, kirjautumalla käyttäjäprofiiliisi.
Muutokset tietosuojaselosteeseen
7.5.2025
Päivitetty ja selkeytetty käsittelyn tarkoituksia, käsiteltäviä tietoryhmiä ja säilytysaikoja
